Jak zaplanować budżet szkoleniowy w firmie na cały rok
Budżet szkoleniowy na nowy rok trzeba zamknąć zanim ruszy nowy rok obrotowy, bo dopisywanie go w trakcie roku oznacza szukanie pieniędzy w planach, które już są zatwierdzone. Dział HR i kierownicy zespołów muszą wcześniej odpowiedzieć na trzy pytania: kto musi się szkolić z obowiązku, kto potrzebuje nowych kompetencji do pracy i ile to będzie kosztować. Dobrze zaplanowany budżet nie jest jedną kwotą wpisaną do arkusza. To zestaw decyzji o priorytetach, podziale środków między działy i rezerwie na sytuacje, których nie da się przewidzieć w styczniu.
Od czego zacząć planowanie budżetu szkoleniowego?
Planowanie budżetu zaczyna się od zebrania potrzeb, nie od samej kwoty. Kierownicy działów zgłaszają, jakich kompetencji brakuje ich zespołom i jakie szkolenia wynikają z planów na kolejny rok, na przykład wdrożenia nowego systemu albo wejścia na nowy rynek. Dział kadr dołącza do tego listę szkoleń obowiązkowych: BHP, uprawnienia zawodowe, okresowe badania kwalifikacji. Te dwa zestawienia razem pokazują, ile osób i jakich kursów potrzebuje firma, zanim ktoś zacznie liczyć pieniądze.
Jak podzielić budżet między działy?
Wybór metody podziału zależy od tego, jak równo potrzeby są rozłożone między zespołami. Przy podobnych stanowiskach wystarczy stała stawka na pracownika, a przy bardzo różnych potrzebach lepiej sprawdza się budżet liczony zadaniowo, od konkretnych szkoleń.
| Metoda | Jak się liczy | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Procent funduszu płac | zwykle 1-3% rocznych wynagrodzeń | firmy ze stabilnym zespołem i powtarzalną ofertą szkoleń |
| Stawka na pracownika | ustalona kwota roczna przypisana każdej osobie | organizacje, które chcą równo traktować wszystkie działy |
| Budżet zadaniowy | suma kosztów szkoleń zgłoszonych przez kierowników | firmy z nierównym rozkładem potrzeb między zespołami |
Dział HR wybiera metodę zgodnie ze strukturą zespołu, nie z przyzwyczajenia z poprzedniego roku, bo potrzeby szkoleniowe zmieniają się wraz z rotacją pracowników i nowymi projektami.
Ile zarezerwować na szkolenia obowiązkowe?
Szkolenia obowiązkowe idą do budżetu jako pierwsze, bo firma nie ma wyboru, czy je sfinansować. Dotyczy to BHP, szkoleń stanowiskowych, uprawnień do obsługi maszyn i urządzeń czy okresowych badań zawodowych wymaganych w danej branży. Koszt tej części budżetu łatwo oszacować, bo wynika z liczby pracowników i terminów ważności posiadanych dokumentów, a nie z preferencji zespołów. Pozostałą część, czyli środki na rozwój kompetencji wykraczających poza wymogi prawa, warto liczyć dopiero po odłożeniu tej kwoty, nie przed nią.
Co zrobić z rezerwą na szkolenia nieprzewidziane?
Plan roczny nigdy nie obejmuje wszystkiego, co wydarzy się w firmie. W trakcie roku pojawia się nowy pracownik, który potrzebuje szybkiego wdrożenia. Zmienia się przepis i wymaga dodatkowego szkolenia, albo kierownik zgłasza kurs, o którym nie wiedział w grudniu. Na takie sytuacje dobrze odłożyć rezerwę w wysokości kilkunastu procent całego budżetu szkoleniowego, osobno od kwot przypisanych działom. Bez takiego zapasu każde nieplanowane szkolenie wymaga przesunięć w budżecie, które trzeba tłumaczyć na kolejnym zarządzie.
Kiedy weryfikować i korygować budżet w trakcie roku?
Budżet szkoleniowy nie jest zamknięty w dniu jego zatwierdzenia. Co kwartał należy sprawdzić, czy wydatki idą zgodnie z planem. Trzeba też zobaczyć, czy któryś dział wykorzystał już swoją część, a inny nie zgłosił żadnego szkolenia. Niewykorzystane środki można przesunąć tam, gdzie potrzeby pracowników okazały się większe niż zakładano na początku roku. Taka kwartalna kontrola pozwala uniknąć sytuacji, w której pod koniec roku zostaje nadwyżka środków albo brakuje pieniędzy na szkolenia zgłoszone już w listopadzie.