Poligrafia w Bydgoszczy: jak drukować materiały antymobbingowe w firmie
Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przeciwdziałania mobbingowi, ale sam zapis w regulaminie pracy niewiele znaczy, jeśli pracownicy nie wiedzą o jego istnieniu. Wiele firm ogranicza się do wysłania pliku PDF pocztą wewnętrzną, choć taka forma łatwo gubi się między innymi wiadomościami i nie trafia do każdego. Dlatego coraz więcej działów HR decyduje się na materiały drukowane: plakaty w częściach wspólnych, broszury przy stanowiskach pracy, formularze zgłoszeniowe dostępne od ręki. Właśnie w takich sytuacjach przydaje się poligrafia w Bydgoszczy, bo dobrze zaprojektowany i wydrukowany komplet dokumentów łatwiej przyciąga uwagę pracownika niż najlepiej napisany e-mail.
Obowiązek informowania pracowników o procedurze
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do przeciwdziałania mobbingowi i do informowania zespołu o sposobie zgłaszania nieprawidłowości. Przepisy nie wskazują konkretnej formy przekazu, więc firma sama decyduje, czy wystarczy intranet, czy potrzebne są materiały papierowe widoczne w miejscu pracy. W zakładach, gdzie część zespołu pracuje bez stałego dostępu do komputera, na przykład na produkcji lub w magazynie, drukowany plakat z danymi osoby przyjmującej zgłoszenia jest często jedynym realnym kanałem informacji. Dział HR powinien traktować druk takich materiałów jako część realizacji obowiązku, a nie jako dodatek do niego.
Jakie materiały warto przygotować?
Pełna dokumentacja antymobbingowa rzadko sprowadza się do jednego dokumentu, bo różne grupy odbiorców potrzebują różnej formy przekazu.
- Plakat informacyjny skrócona procedura zgłaszania i dane osoby kontaktowej, wywieszony w miejscu dostępnym dla wszystkich
- Broszura lub regulamin pełny tekst procedury antymobbingowej do wglądu na stanowisku pracy
- Formularz zgłoszeniowy gotowy wzór, który pracownik wypełnia i składa w zamkniętej kopercie
- Ulotka dla nowych pracowników skrócone informacje przekazywane przy wdrożeniu do pracy
Zlecenie całego kompletu jednej firmie zajmującej się poligrafią w Bydgoszczy pozwala zachować jednolitą szatę graficzną wszystkich elementów, od plakatu po formularz.
Format i podłoże dopasowane do miejsca ekspozycji
Plakat wywieszony na tablicy ogłoszeń wymaga innego podłoża niż formularz, który pracownik wypełnia przy biurku, dlatego warto rozróżnić materiały pod względem formatu i gramatury.
| Materiał | Format | Gramatura |
|---|---|---|
| Plakat na tablicę ogłoszeń | A3 | 170-200 g |
| Broszura z regulaminem | A5, szyta | 90-120 g |
| Ulotka dla nowych pracowników | A4, składana | 130-150 g |
| Formularz zgłoszeniowy | A4 | 80-90 g |
Zamawiając taki komplet u firm zajmujących się poligrafią w Bydgoszczy, warto od razu ustalić nakład dla każdego elementu, bo plakatów potrzeba zwykle kilka, a formularzy zgłoszeniowych znacznie więcej.
Poufność dokumentów zgłoszeniowych
Formularz zgłoszeniowy, w przeciwieństwie do plakatu, nie powinien trafiać do ogólnodostępnej kopiarki w open space, bo sam fakt jego kopiowania może zdradzić, kto zgłasza problem. Rozwiązaniem jest zamówienie gotowego nakładu wraz z kopertami bez nadruku firmowego, które pracownik może samodzielnie zakleić przed złożeniem dokumentu. Dokumentację zgłoszeń warto przechowywać w segregatorze z ograniczonym dostępem, osobno od pozostałych akt osobowych. Takie rozwiązanie chroni osobę zgłaszającą i jednocześnie porządkuje obieg dokumentów w dziale HR.
Aktualizacja materiałów po zmianie procedury
Procedura antymobbingowa nie jest dokumentem zamkniętym raz na zawsze. Zmienia się osoba przyjmująca zgłoszenia, numer kontaktowy albo zakres obowiązków komisji rozpatrującej sprawy. Każda taka zmiana wymaga wycofania starych plakatów i formularzy, bo nieaktualne dane kontaktowe podważają sens całej procedury. Dział HR zyskuje na współpracy z wykonawcą, który przygotuje nowy nakład bez każdorazowego ustalania projektu od zera, co ma znaczenie, gdy zmiana w regulaminie wchodzi w życie z dnia na dzień.
Dobrze przygotowane materiały antymobbingowe nie zastąpią samej procedury, ale to od nich zależy, czy pracownicy w ogóle się z nią zapoznają i wiedzą, do kogo się zwrócić. W Bydgoszczy wiele firm zajmujących się poligrafią łączy krótki czas realizacji z doradztwem przy doborze formatu i podłoża, co ułatwia działom HR szybkie uzupełnienie dokumentacji po każdej zmianie regulaminu.